Ledning och administration
Scribe for Meetings har en webbaserad instrumentpanel som underlättar olika uppgifter för hantering av möten, konton och organisationer. Det bör noteras att funktionerna i instrumentpanelen till stor del beror på om du är användare eller administratör.
Möteshantering
I avsnittet Möten listas alla möten, tidigare och nuvarande, som du och/eller din organisation har arrangerat. Om du klickar på ett möte öppnas en detaljsida där du kan göra följande:
- Ladda upp ett nytt eller reviderat bildspel
- Ta bort ditt befintliga bildspel
- Få tillgång till länken till mötet
- Se hur många deltagare som har gått in i mötet med Scribe for Meetings (admin)
Om du klickar på länken “Ta bort” bredvid ett möte kommer du att bli ombedd att bekräfta och sedan ta bort mötet från ditt konto.
Närvarostatistik (admin)
Avsnittet närvarostatistik ger dig en daglig, veckovis, månadsvis, årlig och alltidsräkning av alla unika användare som deltar i möten med Scribe for Meetings under din organisation.
Standardinställningar för möten (admin)
På sidan Mötesstandarder, som finns under menyn Inställningar, kan du ställa in globala standardvärden som gäller för alla möten. De inkluderar:
- Språk
- Inställning för automatisk bildbeskrivning
- Huruvida nedladdning av bilder ska tillåtas
Hantera organisationsmedlemmar (Enterprise)
Om du aktiverar knappen “Organisation” i instrumentpanelens navigeringsfält visas en meny med alternativ som rör organisations- och medlemshantering. På sidan “Members” visas en lista över alla medlemmar i din organisation. Alla medlemmar kan få sin roll, sin avdelning och sitt namn ändrade, och alla medlemmar kan inaktiveras eller tas bort från en organisation, förutom organisationens ägare. Observera att om du avaktiverar en medlem kommer kontot att bli obrukbart, men registreringen kommer att finnas kvar.
Lägga till medlemmar
Att lägga till medlemmar är så enkelt som att ange deras e-postadress, välja deras roll (användare eller administratör), eventuellt ange deras namn och välja deras avdelning om en sådan har skapats.
Om du har flera medlemmar att lägga till kan du använda redigeringsfältet “Members” för att göra ett masstillägg. Det här redigeringsfältet accepterar flera rader med text, så att du kan ange varje medlems information på en separat rad. På varje rad kan du ange antingen en enda e-postadress eller en e-postadress och ett namn i formatet:
email@example.com John Doe
När du är klar klickar du på knappen “Lägg till”.
Avdelningar
Med hjälp av avdelningar kan du organisera medlemmarna efter de olika grupperna i din organisation.
Du lägger till en avdelning genom att ange dess namn i redigeringsrutan “Namn” under rubriken “Skapa avdelning”.
Export av medlemsdata
Medlemslistan i din organisation kan exporteras som en CSV-fil. För att ladda ner exporten:
- Välj den fältavskiljare som ska separera kolumnerna i filen. De tillgängliga alternativen inkluderar:
- komma
- Semikolon
- Flik
- Aktivera knappen “Ladda ner”.